Descubra como esse escritório premiado conseguiu gerenciar mais de 40 projetos

Tribunal da Justiça da Bahia (TJBA) recebeu importante premiação voltada ao gerenciamento de projetos.

Descubra como esse escritório premiado conseguiu gerenciar mais de 40 projetos - Foto: Assessoria Plano Consultoria Empresarial

O Tribunal da justiça da Bahia (TJBA), por meio do Escritório Departamental de Projetos e Processos (EDEP) da Secretaria de Tecnologia da Informação e Modernização (SETIM), foi vencedor na categoria PMO (Escritório de Projetos), no prêmio Melhores do Ano, edição 2023 do PMI Bahia. 

O objetivo da premiação é o reconhecimento da excelência, inovação no desenvolvimento e amadurecimento dos escritórios de projetos do Estado.

A Plano Consultoria Empresarial teve participação nesta premiação, por meio da atuação de seus profissionais junto à equipe do TJBA, o que gera reflexões importantes em torno da maturidade do Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) e dos principais desafios para o alcance deste objetivo.

O que levou à premiação do TJBA no Melhores do Ano do PMI Bahia

Junto à equipe da EDEP SETIM do TJBA, houve sinergia de habilidades e aprendizados que levaram ao reconhecimento do TJBA no PMI Bahia, concorrendo junto a competidores de peso.

Nesta jornada, destacam-se:

PMO Value Ring para a geração de valor aos clientes
Adilson Pize, Diretor de Operações na Plano, à frente do time de consultores da Plano, no atendimento ao case TJBA, explica que um dos aspectos que contribuiu para os resultados alcançados no escritório de projetos do TJBA foi a metodologia Value Ring, focada na entrega de benefícios e valor aos clientes do PMO.

Como principais dificuldades do EGP, o especialista destaca:

- Falta de capacidade de pessoal para o gerenciamento do crescente número de projetos sob mandato do escritório de projetos;
- Dificuldade em compreender as necessidades, expectativas, o que é valorizado pelos clientes do escritório de projetos e o nível de satisfação deles.

“O PMO é um prestador de serviços, então, a partir da compreensão do que é valor para os seus clientes, e de uma base de conhecimento alimentada por profissionais de todo o mundo, o PMO Value Ring permite a definição de quais serviços devem ser prestados para gerar o valor esperado”, acrescenta. 

Fatores fundamentais para a conquista da premiação
Charlimar Rabelo, consultora especialista em Processos na Plano, teve participação quanto à análise das metas desejadas pelo TJBA no diagnóstico de análise do PMO Value Ring e mapeamento de processos AS IS/TO BE, indicadores, manuais de processos, entre outras ações e destaca o que levou o TJBA ao prêmio Melhores do Ano: 

“Dentre os fatores imprescindíveis para o sucesso e premiação do Escritório de Gerenciamento de Projetos, destaco: liderança eficaz, engajamento, foco em resultados, adaptação às mudanças e equipe especializada”, comenta a especialista.

Já Adilson destaca alguns aspectos fundamentais para a conquista do prêmio:

- Aumento da capacidade, qualidade e atenção no atendimento de projetos pelo escritório de projetos;
- Melhor entendimento e revitalização dos serviços já prestados e lançamento de novos serviços pelo escritório de projetos;
- Melhor comunicação e aumento da visibilidade dos trabalhos realizados e resultados obtidos pelo e através do escritório de projetos;
- Maior proximidade e escuta ativa do escritório de projetos junto aos seus clientes;
Entre outros.

Comprometimento por parte da equipe e parceiros
Nildete Gavazza, coordenadora de projetos no EDEP SETIM, que recebeu o prêmio “Melhor Gestor de PMO” em nome do EGP do TJBA, destaca o comprometimento da equipe e do secretário da atual gestão do tribunal como o diferencial para a conquista do prêmio.

Além disso, a coordenadora enfatiza a atuação da Plano como incentivo para a inscrição do PMO no PMI Bahia, para que em um curto espaço de tempo o TJBA conquistasse importantes resultados em seu operacional, como:

- Diagnóstico dos melhores serviços a serem realizados com foco em quais benefícios trariam;
- Carteira de 55 projetos gerenciados simultaneamente;
- Mais de 100 processos realizados neste ano, resultado do design de todos os processos na cadeia de valor;
Entre outros.

“Estamos trabalhando para a implantação da metodologia de portfólio e da metodologia de programa para que possamos ter um melhor direcionamento quanto à priorização de projetos”, destaca Nildete sobre os principais desafios futuros do EGP.
 
O que esperar do EGP do TJBA nos próximos anos?

Adilson destaca que apesar do grande feito por meio da conquista da premiação, há muito trabalho pela frente para que o escritório de projetos se mantenha relevante, como o monitoramento de novos indicadores de desempenho apoiando a tomada de ações corretivas e preventivas. 

“Além disso, é necessário manter a proximidade e a escuta ativa junto aos clientes, com a avaliação contínua sobre sua satisfação e evolução da sua percepção de valor”, acrescenta.

Já Nildete revela suas expectativas quanto ao prêmio PMO do Ano em nível nacional que ocorrerá em 2024:

“Estamos ansiosos e trabalhando muito para isso. Acredito que será uma importante troca para a comunidade de projetos, conhecendo realidades diferentes”, conclui.