Gestão de clínicas: benefícios da tecnologia na otimização do atendimento ao paciente

Entenda como indicadores de desempenho e sistemas integrados agilizam a rotina de clínicas e consultórios

Mais do que uma boa consulta, todo paciente que visita uma clínica deseja ter um bom atendimento, da recepção ao consultório. Isso significa que, além de uma consulta médica humanizada, o paciente também espera que ela seja pontual e organizada. 

Porém o tempo de espera é um dos principais problemas e alvo de  queixas quando o assunto é saúde, seja ela pública ou privada. De acordo com levantamento feito por uma empresa especializada em experiência de pacientes, 16% dos usuários apontam que o tempo na sala de espera é crucial para dizer se houve uma má experiência com o atendimento.

Além da insatisfação do cliente, atrasos e consultas que não respeitam os horários agendados também atribulam o fluxo do trabalho na clínica. Logo, voltar o olhar para essa questão é fundamental para melhorar a rotina e, consequentemente, aumentar a reputação positiva da clínica.

Tecnologia a favor do atendimento humanizado

Para tanto, o uso da tecnologia pode ser um fator decisivo. E uma das primeiras atitudes interessantes é adotar uma agenda digital. Hoje, é possível utilizar sistemas integrados que permitem ao usuário marcar e desmarcar consultas de forma totalmente online, seja via site, apps, aplicativos de mensagem ou mesmo chatbots. 

Com horários preenchidos previamente, o risco de marcações erradas cai drasticamente. Optar por uma distribuição mais uniforme de consultas também é algo eficaz: alternar entre primeiras consultas – mais demoradas – e retornos – geralmente mais rápidos – é uma forma de aumentar a eficiência no uso do tempo.  

Há sistemas que integram dados dos pacientes de forma totalmente eletrônica, isto é, reúnem agendamentos, históricos e prontuários em um só lugar. Isso facilita e agiliza o atendimento, já que não demanda processos físicos. Contudo, se este não for o caso da clínica, separar todos os prontuários físicos dos atendimentos do dia seguinte também agiliza a rotina.

Ajuste fino da equipe

Adequar a equipe para cada período também é fundamental. Na prática, para horários com menor demanda, é possível liberar parte do pessoal para tarefas mais burocráticas e administrativas. Já quando há picos de atendimento, o ideal é concentrar mais trabalhadores no atendimento e em serviços de apoio.

Capacitação e treinamento contínuo também impactam positivamente, desde o pré-atendimento até o pós-consulta. Começando pela triagem, um atendimento que preza por escuta ativa, resolução de problemas e clareza nas informações é sinônimo de qualidade. Para tanto, é preciso reforçar sempre os protocolos com as equipes.

No mais, é interessante receber feedbacks dos pacientes. Eles ajudam no monitoramento de desempenho e possibilitam que pontos críticos sejam ajustados. Os dados coletados são de grande valia para a avaliação interna e servem como bons indicadores para o estabelecimento de uma melhoria contínua, levando em conta as variáveis, como tempo médio de atendimento.

Por fim, um bom software médico é capaz de reunir todas as informações, de cadastro de pacientes a dados financeiros e administrativos. Quando integrado à rotina do consultório, simplifica e automatiza diversas tarefas, como o envio de lembretes aos pacientes, garantindo menos faltas, mais agilidade no atendimento e melhor gestão.